Hoe open je een tijdelijke winkel: voorschriften

Hoe open je een tijdelijke winkel?

Een tijdelijke winkel, of pop-up winkel, houdt in dat je een winkel opent voor een beperkte periode (we beschrijven het hier), meestal variërend van 1-2 weken tot een paar maanden. Deze bedrijven worden veel gebruikt door grote merken om nieuwe producten te testen of gerichte promotie-initiatieven te lanceren. Ze vereisen een zorgvuldige planning en zijn onderworpen aan de meeste juridische en fiscale beperkingen van traditionele winkels.

Laten we eens kijken naar de stappen om een tijdelijke winkel te openen.

Het ondernemingsplan

Zoals bij alle bedrijfsprojecten moet je voor het openen van een tijdelijke winkel een ondernemingsplan opstellen dat de belangrijkste aspecten beknopt maar gedetailleerd samenvat:

1. Een korte samenvatting die in een paar regels het idee achter het bedrijf beschrijft, de doelgroep, de locatie(s) die je van plan bent te gebruiken en de producten/diensten die worden aangeboden.
2. Een gedetailleerde beschrijving van het project, inclusief de doelstellingen van de winkel en de geplande duur, de bedrijfsstructuur, eventuele samenwerkingsverbanden en de rolverdeling tussen werknemers.
3. Een marktanalyse die rekening houdt met concurrenten, het doelpubliek, de marktkansen die je wilt benutten en het waardevoorstel dat bij de nieuwe tijdelijke zaak hoort.
4. Verkoop- en marketingstrategieën: In dit gedeelte moet je beschrijven wat voor soort winkelervaring je je klanten wilt bieden, waarbij je ook rekening houdt met voor en na de verkoop. Specificeer het type opstelling, de beschikbare koopwaar, de geplande reclame- en marketinginitiatieven en leg in detail uit welke voordelen de afzonderlijke producten/diensten bieden.

5. Locatie: beschrijf welke kenmerken de openingslocatie moet hebben (locatie, voetgangersverkeer, nabijheid van parkeerplaatsen) en maak een lijst van de verschillende beschikbare panden, met vermelding van hun voor- en nadelen op basis van het doelpubliek. Dit zal je helpen om de beste locatie voor je winkel te kiezen.
6. Bedrijfsmanagement: alle operationele details en administratieve, juridische en fiscale procedures die moeten worden vervuld voordat je opent, moeten hier worden ingevuld. Specificeer alles wat je nodig hebt om te beginnen (meubilair, werknemers, displays, enz.) en voeg ook informatie toe met betrekking tot het dagelijkse beheer van de winkel: verkoopproces, personeels- en voorraadbeheer, klantenservice, openingstijden, enz.
7. Zakelijk en financieel plan: beschrijf de belangrijkste financieringsbronnen, de verschillende kosten- en inkomstenposten die worden voorzien, kasstromen en het break-evenpunt, d.w.z. hoeveel eenheden van het product/de dienst moeten worden verkocht om break-even te draaien tussen kosten en inkomsten.
8. Een bijlage om contracten en juridische overeenkomsten, voorbeelden van reclame, productbeschrijvingen of andere nuttige informatie bij te voegen.

Met een uitgebreid en gedetailleerd ondernemingsplan kun je elk operationeel en strategisch detail beter plannen, waardoor de kans op succes van je tijdelijke winkel toeneemt.

Voorschriften voor tijdelijke winkels: het huurcontract

Zodra je de meest geschikte locatie voor je winkel hebt gekozen, moet je een contract tekenen met de eigenaar van het gekozen pand. In dat geval kun je gebruikmaken van een tijdelijke huurovereenkomst, die kortere huurovereenkomsten toestaat dan de normale wettelijke bepalingen, tot een maximum van 18 maanden. Om geldig te zijn, moet het contract schriftelijk worden opgesteld, ondertekend en geregistreerd bij een territoriaal kantoor van de Belastingdienst. Wat belastingen betreft, zijn tijdelijke huurovereenkomsten onderworpen aan Irpef (voor de verhuurder) en registratiebelasting, gelijk te verdelen tussen verhuurder en huurder.

Tijdelijke winkelregeling: btw-nummer openen en inschrijving bij het handelsregister

Als je nog geen btw-nummer hebt, moet je er een openen en je inschrijven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel in de stad waar je woont. Deze registratie is niet verplicht als de winkel 30 dagen of minder open is. Als de duur echter minder dan 30 dagen is, maar de winkel op verschillende locaties geopend en gesloten zal worden, moet je je toch inschrijven bij het handelsregister. Vergeet tot slot niet om jezelf en je eventuele werknemers in te schrijven bij het INPS om je sociale zekerheidspositie te regulariseren.

De SCIA indienen bij de gemeente

Het Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) moet worden ingediend in de gemeente waar je de tijdelijke winkel wilt openen voordat je met de activiteit begint. Om het in te dienen, moet aan bepaalde eisen worden voldaan:

Subjectieve eisen

Voor de detailhandel in non-food producten hoef je alleen te voldoen aan de morele vereisten beschreven in artikel 71, lid 1, van Wetsdecreet nr. 59/2010, betreffende de afwezigheid van veroordelingen voor verschillende soorten misdrijven. Als de winkel daarentegen levensmiddelen verkoopt, moet je ten minste aan een van de volgende beroepsvereisten voldoen:

• Een beroepsopleiding gevolgd hebben voor de handel, bereiding of administratie van voedingsmiddelen, opgesteld of erkend door uw regio;
• In de vijf jaar voorafgaand aan de aanvraag ten minste twee jaar in de levensmiddelensector hebben gewerkt (ook al is dat niet ononderbroken);
• Een diploma van een middelbare school, een universitair diploma of een beroepsopleiding op het gebied van handel, bereiding of administratie van levensmiddelen hebben behaald.

Objectieve vereisten

De ruimten waarin de commerciële activiteit zal plaatsvinden, moeten een gebruiksbestemming hebben die verenigbaar is met die van het gemeentelijk stedenbouwkundig plan en moeten voldoen aan de geldende verordeningen en voorschriften op het gebied van milieubescherming, gezondheid op de werkplek, voedselveiligheid, hygiëne, enz.

De SCIA moet ook opnieuw worden ingediend wanneer de tijdelijke winkel wordt gesloten. Bij heropening van een nieuwe winkel moet je de hele procedure herhalen.